除籍謄本を取るのに必要なものとしては、次のものがあります。
- 戸籍謄本・抄本等交付申請書（常に必要なもの）
- 手数料（常に必要なもの）
- 請求者の本人確認書類（常に必要なもの）
- 送付用封筒と返信用封筒（郵送で取り寄せる場合のみ必要）
- 委任状と代理人の本人確認書類（代理人が取る場合のみ必要）
- 直系を証明する戸籍謄本など（自分の除籍謄本取得の場合は不要）
上記書類は、すべて常に必要というわけではなく、
常に必要なものと、郵送で取り寄せる場合にのみ必要なもの、
代理人が取る場合にのみ必要なものがあるということです。
もし、除籍謄本を取るのに必要なものが１つでも足りないと、
せっかく役所の窓口まで行ったり、郵送で書類を送ったりしても、
除籍謄本が取れないなど、あとで困ることがあります。
そこで、除籍謄本を取るのに必要なものについて、
国家資格者の行政書士が、
１つ１つ具体的にわかりやすく解説いたします。
戸籍謄本・抄本等交付申請書
戸籍謄本・抄本等交付申請書は、除籍謄本や戸籍謄本を取る際に、
本人が窓口や郵送で取る場合も、代理人が取る場合も、
常に必要になる書面です。
戸籍謄本・抄本等交付申請書というのは、下図１のような書面のことです。
戸籍謄本・抄本等交付申請書を役所に提出することで、
誰のどんな戸籍を取りたいのかを主張することになります。
ただし、戸籍謄本・抄本等交付申請書の様式やタイトルは、
現在、全国統一化がされておらず、
たとえば次のようなタイトルのものもあり、役所によって様々です。
- 戸籍謄本・抄本等交付請求書
- 戸籍等交付申請書
- 戸籍証明書等交付申請書
- 戸籍証明書等の申請書
- 戸籍等交付請求書
様式やタイトルが多少違っていても、
記入すべき内容はどこの役所もほとんど同じです。
なお、戸籍謄本・抄本等交付申請書は、
役所の窓口で用意している用紙に必要事項を記入して提出する方法と、
役所のホームページからダウンロードして、
印刷した用紙に必要事項を記入して提出する方法があります。
手数料
除籍謄本１通分の手数料は、全国どこの役所でも７５０円ですので、
必要な通数×７５０円分あれば足りることになります。
窓口で取る場合
窓口で除籍謄本を取る場合には、
手数料の支払いは、通常、現金払いになります。
そのため、必要な通数×７５０円分の現金が必要ということです。
もし、亡くなった人の除籍謄本などを取得する際には、
交付される除籍謄本などの通数がはっきりしない場合も多く、
その場合は、手数料分の現金を多めに所持しておくと良いです。
ただし、ある程度規模の大きい役所の場合、
手数料の支払い方法として、現金払い以外に、
バーコード決済やカード決済ができる役所もあります。
郵送で取り寄せる場合
郵送で除籍謄本を取り寄せる場合には、
手数料の支払いは、定額小為替による方法が基本となっています。
定額小為替は、下図２のようなもので、
ゆうちょ銀行（郵便局）で買えるものですが、
定額小為替１枚につき200円の手数料がかかります。
上図２は、額面が100円の定額小為替ですが、
額面が300円や450円、500円や1,000円の定額小為替も売っています。
ただ、市区町村の役所によっては、
定額小為替の代わりに、普通為替でも良い所もありますし、
現金書留封筒に現金を同封して支払う方法でも良い所もあります。
請求者の本人確認書類
請求者の本人確認書類というのは、
具体的に次の書類のいずれかのことです。
- 運転免許証
- 個人番号カード（マイナンバーカード）
- 健康保険証
- 住民基本台帳カード
- 年金手帳や障害者手帳など
ただし、運転免許証や個人番号カードのように、
顔写真がある場合は１点だけで良いのですが、
顔写真が無い健康保険証などの場合は、
通常、２点の提出が必要になります。
窓口で取る場合
除籍謄本を窓口で取得する場合には、
請求者の本人確認書類の原本の提示が必要です。
郵送で取り寄せる場合
除籍謄本を郵送で取り寄せる場合には、
請求者の本人確認書類のコピーの提出が必要になります。
なお、運転免許証のコピーを提出する場合は、
表面のコピーで良いのですが、
住所変更がある場合は、裏面のコピーの提出も必要です。
送付用封筒と返信用封筒
送付用封筒と返信用封筒は、
郵送で除籍謄本を取り寄せる場合にのみ必要なものです。
送付用封筒も返信用封筒も、
封筒の大きさなどの指定は特にありません。
ただ、戸籍謄本等交付請求書や、
除籍謄本が入る大きさの封筒が必要です。
本人が除籍謄本を請求する場合
本人が除籍謄本を取る場合には、返信用封筒には、
返送先の本人の住所・氏名を記入して、
返信用切手を貼っておきます。
もし、返送される除籍謄本等の重量が不明で切手代がわからない時は、
「不足料金受取人払い」と返信用封筒に記載しておくと良いです。
そして、返信用封筒に記入する本人の住所・氏名は、
同封する請求者の本人確認書類の住所・氏名と、
一致していなければなりません。
なぜなら、請求者の本人確認書類を役所の担当者が確認して、
その本人確認書類に載っている住所・氏名宛てに、
除籍謄本などを返送することになっているからです。
もし、返送先の住所・氏名が本人確認書類と違っていれば、
除籍謄本などを交付してもらえません。
代理人が除籍謄本を請求する場合
代理人が除籍謄本を取る場合には、返信用封筒には、
返送先の代理人の住所・氏名を記入して、
返信用切手を貼っておきます。
もし、返送される除籍謄本等の重量が不明で切手代がわからない時は、
「不足料金受取人払い」と返信用封筒に記載しておくと良いです。
そして、返信用封筒に記入する代理人の住所・氏名は、
同封する代理人の本人確認書類の住所・氏名と、
一致していなければなりません。
なぜなら、代理人の本人確認書類を役所の担当者が確認して、
その本人確認書類に載っている住所・氏名宛てに、
除籍謄本などを返送しなければならないからです。
もし、返送先の住所・氏名が本人確認書類と違っていれば、
除籍謄本などを交付してもらえません。
委任状と代理人の本人確認書類
委任状と代理人の本人確認書類は、
代理人が除籍謄本などを取る場合にのみ必要になります。
委任状
下図３は、除籍謄本などを代理人が取る場合の委任状の具体例です。
代理人の本人確認書類
代理人が個人の場合、除籍謄本等の請求者の本人確認書類と、
同じものが必要となります。
しかし、代理人が行政書士などの資格者代理人の場合は、
資格者の本人確認書類として、顔写真付きの会員証が必要です。
窓口で除籍謄本を取る場合は、本人確認書類の提示となり、
郵送で除籍謄本を取り寄せる場合は、
本人確認書類のコピーを同封します。
直系を証明する戸籍謄本など
亡くなった人の除籍謄本を取る場合や、
自分の直系の父母や祖父母の除籍謄本を取る場合には、
自分がその人の直系であることを証明できる戸籍謄本類のコピーが必要です。
たとえば、父の除籍謄本を取りたい場合に、
除籍謄本の本籍地が、取りたい本人の本籍地と異なる場合、
父と本人が直系でつながっていることを証明する必要があります。
そのため、父と本人の直系関係がわかる戸籍を先に取得して、
その戸籍のコピーも役所に提出しなければならないということです。
ただし、除籍謄本などの戸籍謄本類を取得できるのは、
自分が載っている分か、直系の人の分というのが基本で、
自分の兄弟姉妹や、伯父または叔父、伯母または叔母など、
自分の直系以外の人の除籍謄本は、通常、取れません。
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