除籍謄本の請求理由について

除籍謄本などを役所から取得するためには、
その役所が用意している「交付請求書」という用紙に、
請求理由を記入しなければなりません。

そして、役所がその請求理由を確認し、
除籍謄本を取得できる正当な理由と権利のある人にのみ、
除籍謄本を発行してもらえる流れになっています。

もし、正当な理由と権利がないと役所が判断すれば、
除籍謄本を役所から発行してもらえないため、
請求理由の記入については注意する必要があるのです。

ただ、請求理由の書き方としては、
こう書かなければならないといった決まり事はありません。

そのため、役所の担当者に対して、
除籍謄本を取得できる正当な理由と権利のあることがわかるように、
自由に記入して良いということになります。

つまり、「なぜ除籍謄本が必要なのか？」
「あなたに除籍謄本を取得できる権利はあるのか？」
ということの回答を簡潔明瞭に書く必要があるということです。

なお、自分が載っていない除籍謄本などを取りたい時には、
交付請求書に請求理由を記入するだけでなく、
記入した請求理由を裏付ける資料を添付する必要があります。

たとえば、亡くなった父または母の相続のために、
両親の除籍謄本などを役所に請求する場合には、
自分が子供であることのわかる戸籍のコピーを添付する必要があります。

戸籍のコピーによって、亡くなった人の子供ということがわかれば、
相続するという正当な理由と、
相続できる権利があると判断できるからです。

ただし、亡くなった父または母の除籍謄本が、
自分の戸籍のある役所と同じであれば、
役所内で相続関係がわかるため、特に資料は必要ありません。

それでは、除籍謄本などの「交付請求書」に、
請求理由を記入する時の具体例をいくつか挙げてみます。

・自分が載っている除籍謄本などを請求する時の請求理由
「自分の戸籍内容を確認するため」

・先祖を調べるため除籍謄本を請求する時の請求理由
「自分の直系の戸籍内容を確認するため」

・相続で自分の父の除籍謄本を請求する時の請求理由
「亡くなった父の相続手続きのため」

・相続人を調査して相続関係図を作るために、
亡くなった人の除籍謄本などを請求する時の請求理由
「亡くなった人の相続人の調査確定および相続関係図作成のため」

・相続で叔母の除籍謄本を請求する時の請求理由
「亡くなった叔母の相続手続きのためで、叔母に子供はなく、
叔母の両親や祖父母も亡くなっていて、兄弟姉妹や甥姪の相続のため」

以上のような感じで、
請求理由を簡潔明瞭に記入して良いのです。

ただし、相続の場合には、
役所の交付請求書の様式によっては、
あらかじめ下記のような記入欄がある場合があります。

具体的には、（相続で必要な方はご記入ください）という欄があり、
亡くなった方の氏名＿＿＿、亡くなった年月日＿＿＿、
□ 亡くなったことのわかる戸籍、
□ 生まれてから亡くなるまでの戸籍、
□ その他、
提出先＿＿＿
※なお、 □ の中には欲しい戸籍の所にチェックを入れることになります。

つまり、相続が請求理由になる場合を想定して、
以上のように役所が聞きたいことを、
あらかじめ交付請求書に記載している役所もあるということです。

ちなみに、□ 亡くなったことのわかる戸籍というのは、
亡くなった方の死亡の記載のある除籍謄本のみ必要という意味です。

□ 生まれてから亡くなるまでの戸籍というのは、
亡くなった方のすべての除籍謄本や原戸籍、
戸籍謄本が必要という意味になります。

そして、欲しい除籍謄本の □ の中にチェックを入れて、
添付資料によって正当な理由と権利があると役所が判断できれば、
希望の除籍謄本等を発行してもらえます。

そのため、請求理由を交付請求書に記入する時には、
その請求理由を裏付ける添付資料を、
提出することになることを考えて記入する必要があるのです。

もし、適当な請求理由を記入したとしても、
それを裏付ける資料が無かったり、資料の内容と一致していなければ、
除籍謄本などを役所から取得することはできないので注意が必要です。

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