除籍謄本などの古い戸籍については、
役所内で廃棄されていたり、
戦災で焼けて取得できないということもあります。
除籍謄本の保存期間は、
現在１５０年となっていますが、
以前は８０年という短い時期もありました。
そのため、明治時代の初めごろの除籍謄本については、
保存期間の８０年を経過したため、
すでに役所内で廃棄処分になっている除籍もあるのです。
もし、役所内で廃棄処分になっていれば、
その除籍謄本は取得できないということになります。
ただ、役所によっては、保存期間を経過していても、
廃棄処分をしていなかった役所もあるため、
取得できる除籍謄本もたくさんあります。
そのため、古い除籍謄本であっても、
ご自分だけで判断せずに、
一度は、役所に除籍謄本を請求してみるべきです。
特に、家系調査や、相続手続きでは、
古い除籍謄本もかならず必要になってきます。
家系調査を行う場合には、
廃棄された除籍謄本について取得できなくても仕方ないですが、
相続手続きの場合にはそうもいきません。
なぜなら、亡くなった人の相続手続きでは、
亡くなった人の古い除籍謄本が廃棄されていれば、
廃棄されていることのわかる証明も必要になるからです。
名称としては、「廃棄証明」や「告知書」と呼ばれる書面で、
廃棄されていることの証明が欲しい旨を役所に伝えて、
除籍謄本などの交付請求手続きを行えば、発行してもらうことが可能です。
そして、亡くなった人の相続手続きで、
必要な除籍謄本が廃棄されていれば、
「廃棄証明」や「告知書」を代わりに提出することになります。
役所が発行する「廃棄証明」や「告知書」には、
役所の印も押されているため、
廃棄されていることの公的な証明書になるからです。
「廃棄証明」と「告知書」の違いは、
役所によって書面のタイトルが違うという程度です。
該当の除籍謄本等が保存期間を過ぎたため、
廃棄されていて発行できないという点では同じです。
ただ、亡くなった人の相続手続きでは、
相続に必要な除籍謄本の一部が無い場合、
廃棄されているのかどうかが、相続手続き先ではわかりません。
そのため、役所から「廃棄証明」や「告知書」を取得して、
その証明書を相続手続き先に提出すれば、
手続き先も廃棄されていることがはっきりとわかるということです。
特に、亡くなった人の銀行預金や株、不動産の相続手続きでは、
必要な除籍謄本などが廃棄されていて取得できない時には、
「廃棄証明」や「告知書」は提出の必要な書面となっています。
また、保存期間の経過による廃棄以外にも、
古い除籍謄本で取得できない場合があります。
それは、震災や戦災などで古い除籍が焼けてしまったため、
役所で発行することができない場合です。
震災や戦災で焼けてしまい、
亡くなった人の相続に必要な除籍謄本が取得できない時にも、
そのことのわかる証明書を相続手続き先に提出する必要があります。
なお、震災や戦災で焼けてしまっている場合には、
「焼失証明」や「告知書」という名称の証明書を、
役所から発行してもらうことが可能です。
そして、上記の「廃棄証明」と同じく、
「焼失証明」や「告知書」には、役所の印が押されますので、
震災又は戦災によって焼失したことの公的な証明書になります。
いずれにしましても、亡くなった人の相続手続きで、
必要な除籍謄本が取得できない時には、「廃棄証明」、
「告知書」、「焼失証明」のいずれかの証明書が必要になるということです。
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