役所内で閉鎖されている戸籍のことを、
「除籍」と言い、膨大な数の「除籍」が、
除籍簿につづられて役所内で保管されています。
その内、１つの「除籍」を役所から発行してもらう場合には、
「除籍」の原本を発行してもらうことはできないため、
「除籍」の写しを発行してもらうことになります。
なお、「除籍」の写しを発行してもらう時には、
「除籍」の全部の写しか、または、
「除籍」の一部の写しかを請求者が選択可能です。
そして、「除籍」の全部の写しのことを除籍謄本（じょせきとうほん）と呼び、
１つの「除籍」の一部の写しのことを、
除籍抄本（じょせきしょうほん）と呼んでいるのです。
つまり、除籍抄本とは、「除籍」の中に数人が記載されている場合、
その内の１人、２人の記載事項のみを抜粋して、
役所から発行してもらった書面のことなのです。
逆に、「除籍」の中にいる人全員の記載内容を、
全部そのまま役所から発行してもらった書面は、
除籍謄本ということになります。
除籍謄本も除籍抄本も、
その「除籍」の本籍地の市役所又は区役所、
もしくは、町村役場でのみ取得できる書面です。
そのため、除籍謄本や除籍抄本を取得するには、
その前提として、本籍地（戸籍の住所のことです）について、
地番まで正確に知っている必要があります。
どこの役所でも取得できるというわけではないので、
取得先については注意が必要ということです。
また、除籍謄本も除籍抄本も、
役所が「除籍」の写しを発行する際には、
発行年月日が記載されて、その役所の市区町村長の印も押されます。
そのため、公文書ということになり、
公的な証明書になるのです。
ちなみに、除籍謄本も除籍抄本も、
その内容が変わることのない戸籍の一種のため、
発行日から何か月以内といった有効期限もありません。
ただ、「除籍」にいる人全員の内容を他人に知られたくない場合に、
除籍抄本を選択することになるのですが、
除籍抄本の場合は手続き先で問題になることがあります。
たとえば、相続の手続きでは、
除籍抄本では不可としている手続き先が多いです。
なぜなら、亡くなった人の相続人を調べるためには、
亡くなった人のみや、一部の人だけの記載のある抄本では、
相続人を調べようがないからです。
また、家系調査をしたい時も同じで、
一部の人だけの記載のある抄本では調査に不便だからです。
そのため、相続関係や家系調査で、
「除籍」の写しが必要な場合には、
除籍抄本ではなく、除籍謄本を選択して取得すべきと言えます。
なお、除籍謄本と除籍抄本の違いは、
それぞれの謄本・抄本の末尾に記載されている認証文によって、
見分けることが可能です。
具体的に言いますと、除籍謄本の場合は、
「この謄本は、除籍の原本と相違ないことを認証する。」
という認証文の記載が末尾にあります。
「この謄本は・・・」と書かれていることにより、
除籍の謄本であることがわかるのです。
次に、除籍抄本の場合は、
「この抄本は、除籍の原本と相違ないことを認証する。」
という認証文の記載が末尾にあります。
「この抄本は・・・」と書かれていることにより、
除籍の抄本であることがわかるのです。
ただし、上記の認証文については、
縦書きの除籍謄本や除籍抄本の場合で、
横書きの除籍謄本や除籍謄本については以下の認証文となっています。
まず、横書きの除籍謄本については、
「これは除籍に記録されている事項の全部を証明した書面である。」
という認証文の記載が末尾にあります。
「・・除籍に記載されている事項の全部を証明した・・」という部分から、
除籍の謄本であることがわかるのです。
ただ、横書きの除籍謄本については、
現在では、「除籍の全部事項証明書」という名称となっています。
除籍謄本や除籍抄本という呼び名は、
縦書きの「除籍」についての古い呼び名で、
最近の横書きの「除籍」は呼び名が違っているということです。
次に、横書きの除籍抄本については、
「これは除籍中の一部の者について記録されている事項の全部を証明した書面である。」
という認証文の記載が末尾にあります。
「・・除籍中の一部の者について記録されている事項・・」という部分から、
除籍の抄本であることがわかるのです。
なお、横書きの除籍抄本については、
「除籍の個人事項証明書」という名称になっています。
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